Proceso de trabajo

¿Ya has encontrado un equipo de estudiantes para tu proyecto de comunicación? ¡No sabes cuánto nos alegramos! Ahora empieza el trabajo de verdad. Y, como siempre, estamos aquí para echarte una mano.

Lo primero de todo, te recomendamos que firmes con los o las estudiantes un acuerdo de voluntariado (aquí adjuntamos un modelo), de manera que quede constancia de que realizan un trabajo sin ánimo de lucro y de los derechos y obligaciones de ambas partes. En cuanto a proceso de trabajo, variará dependiendo del tipo de proyecto que vayáis a realizar, pero por norma general, debería tener al menos estas tres etapas.

 

1. Aclarar todas las dudas.

Si habéis elaborado juntos el briefing, seguramente ya hayáis resuelto buena parte de este punto y todos tengáis bastante claro qué hay que hacer. Por lo contrario, si el briefing lo has elaborado tú como asociación y se lo has entregado a tu equipo creativo de voluntarios y voluntarias, es más que probable que éste tenga algunas dudas, solicite más datos sobre algún aspecto o incluso tenga propuestas para cambiar o añadir información al briefing.

Es importante que en esta primera etapa os aseguréis de que estáis entendiendo el proyecto desde el mismo punto de vista. También tendréis que dejar claro qué posibilidades tenéis y qué tipo de proyecto se va a realizar: un cartel, un evento, un vídeo… Por supuesto, cualquier gasto necesario para el proyecto debería correr por cuenta de la asociación, por lo que es fundamental que dejes claro cuáles son los recursos disponibles.

Por otro lado, es conveniente que establezcáis un calendario de trabajo. Tened claro cuáles son las fechas claves de todo el proceso y cuándo debe estar realizado el proyecto. Nuestra recomendación es que tengáis precaución con esto y dejéis margen para posibles imprevistos.

Por último, pero no por ello menos importante, estableced un canal de comunicación. El contacto entre asociación y estudiantes es crucial durante todo el proceso, así que lo mejor es que elijáis la forma de comunicación que más os convenga: teléfono, Whatsapp, email, reuniones presenciales… ¡La elección es solo vuestra!

 

2. Evaluar las propuestas

Una vez que los voluntarios o voluntarias tengan una idea (o varias) para tu proyecto de comunicación, tendrán que presentártela. Puede que simplemente te la cuenten o que elaboren un boceto o una maqueta para que puedas hacerte una idea de lo que tienen en mente. En cualquier caso, ten en cuenta siempre que no es el proyecto final, sino un prototipo, un primer paso para que puedas ver la dirección en la que quieren dirigir la campaña.

Cuando te presenten la idea, tendrás que decidir si te parece válida o si cambiarías algunas cosas. Como siempre, nosotros te damos algunas recomendaciones:

  • En muchos aspectos puede que el equipo de estudiantes tenga más conocimientos que tú, ya que ellos y ellas  llevan tiempo formándose en Comunicación. Por eso, te recomendamos que estés abierto o abierta a sus aportaciones y que tengas muy en cuenta su punto de vista.
  • Si hay cosas que realmente quieres modificar, comunícaselo siempre desde el respeto. Recuerda que trabajan en tu proyecto de manera voluntaria y que quieren ayudarte a mejorar tu comunicación, así que se merecen el mejor trato posible.

Finalmente, ten en cuenta que esta etapa puede variar mucho. Por ejemplo, si lo que necesitas es que el equipo diseñe un post para tus redes sociales, quizás esta etapa no sea necesaria o se reduzca a un email. En cambio, si se va a realizar una pieza audiovisual, seguramente esta fase sea más larga porque podréis valorar varias ideas y realizar numerosos cambios antes de llevar a cabo la idea escogida.

 

3. Ejecutar la idea

Ahora sí. Una vez que se ha aprobado una idea, los y las estudiantes tendrán que ponerse manos a la obra para llevarla a cabo. Lo mejor es que mantengáis la comunicación durante todo el proceso de trabajo y que dialoguéis con total sinceridad y respeto sobre la forma que irá cogiendo el proyecto. De esta manera, si hay que realizar algún cambio, lo detectaréis a tiempo y evitaréis tener que rehacer cosas al final.

De nuevo aquí, recuerda que son estudiantes de Comunicación, que están aprendiendo y que, por lo tanto, no puedes esperar un trabajo 100% profesional. Si ese fuese el caso, tendrías que acudir a una agencia de publicidad real, pero, ¡seguro que no recibirías tanta ilusión por ayudarte como la que tienen nuestros voluntarios y voluntarias!